Kanzleimanagement

Zeitmanagement

Souverän mit der Ressource Zeit umgehen – Time-Management für Juristen

In der Februar-Ausgabe von ‘Umlauf: Partner‘ erläuterte unser Autor Prof. Dr. Lothar Seiwert in seinem Artikel zum Thema „Time-Management für Juristen“, wie es gelingt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, anstatt sich mit Nebensächlichkeiten zu „verzetteln“.

Viele Juristen arbeiten den ganzen Tag – ja selbst an den Wochenenden – wie ein Berserker. Dennoch bleibt das Gefühl, dass der Aktenberg nicht kleiner wird. Erfahren Sie im zweiten Teil des Artikels, wie wichtige von dringlichen Aufgaben zu unterscheiden sind.

Ein bedeutendes Unterscheidungsmerkmal für Aufgaben sind die Kategorien „wichtig“ und „dringlich“. Hinter dringlichen Aufgaben steht ein Termin; die Aussage „wichtig“ hingegen bezieht sich auf den Inhalt der Arbeit.

Häufig stellt man beim Analysieren der Arbeitsabläufe in einem Büro fest: Die Mitarbeiter sind so mit „dringlichen“ Aufgaben eingedeckt, dass sie nie Zeit für die „wichtigen“ haben. Die Folge: Stillstand; das Unternehmen entwickelt sich nicht weiter.

Mehr Zeit - weniger Stress

7 Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Büro

Finden Sie heraus, was Ihre Zeit frisst. Ablenkende Telefonate, öder Papierkram, ständige Aufschieberei. Schalten Sie diese Zeiträuber aus!
Die Schwierigkeit, „Nein“ zu sagen, ist ein weitverbreiteter Zeitfresser. Werden Sie kein Opfer der Zeitanforderung anderer. Delegieren Sie Arbeit. Wehren Sie Zeitdiebe freundlich ab!
Wo bleibt die Zeit? Machen Sie sich ein Bild, in welchen Zeit-Zwängen Sie stecken. Überlegen Sie, auf welche Interessen, Rollen und Aufgaben Sie Ihre Zeit verteilen. Und dann – sortieren Sie. Was ist Ihnen wichtig? Was lassen Sie besser weg?
Gehen Sie abends den kommenden Tag in Gedanken durch. Acht Minuten Planung bedeutet später eine Stunde Zeitgewinn. Zuerst immer das wichtigste Vorhaben für den Tag aufschreiben. Und – planen Sie reichlich Reserven für Unerwartetes ein!
Weniger ist mehr. Gönnen Sie sich Pausen. Machen Sie einen Termin mit sich selbst. Das gibt Konzentration für das Wesentliche.
Nehmen Sie sich konkret etwas vor. Zum Beispiel, ein oder zwei Abende mindestens zwei Stunden früher zu Hause sein, sich in dieser Zeit verstärkt um Kinder und Familie kümmern. Beachten Sie aber: das Vorhaben muss konkret und messbar sein.
Genießen Sie Erledigtes als Erfolg! Belohnen Sie sich selbst und andere!

Zu den dringlichen Aufgaben zählen – zumindest am Monatsende – alle Arbeiten, die mit der Lohnbuchhaltung zusammenhängen. Schließlich möchte kein Mitarbeiter auf sein Gehalt warten. Hierzu zählt aber auch die gesamte Korrespondenz, die „heute raus muss“, weil es dem Kunden zugesagt wurde. Wichtige Aufgaben sind zum Beispiel das Einstellen neuer Mitarbeiter, weil die Arbeitsmenge nicht mehr bewältigt werden kann, das Einführen einer neuen Software, die die Arbeit erleichtert, der regelmäßige Kontaktanruf bei den wichtigsten Mandanten, um ihnen das Gefühl zu vermitteln „Ich bin für Sie da“. Solche Aufgaben werden gerne verschoben, weil stets „dringlicheres“ zu tun ist. Dabei ist die „Dringlichkeit“ oft selbstgemacht.

Zum Beispiel, weil planbare Aufgaben so weit verschoben werden, bis sie „dringlich“ sind. Oft stellt man aber auch fest, dass Mitarbeiter am Telefon, wenn zum Beispiel ein Mandant anruft und um das Zusenden einer Unterlage bittet, sagen: „Kein Problem. Morgen haben Sie diese auf dem Tisch.“ Doch dann kommt etwas Unvorhergesehenes dazwischen und plötzlich kann der Termin nicht mehr oder nur noch mühevoll gehalten werden. Viel sinnvoller wäre es, sich beim Anruf zu überlegen: „Wie lange brauche ich?“ Kommt man dann zur Erkenntnis „zwei Tage“, dann sollte man dem Mandanten mitteilen „in vier Tagen“. Warum? Wenn Sie „zwei Tage“ sagen und statt dessen drei brauchen, ärgert sich der Mandant und denkt, Sie seien unzuverlässig. Sagen Sie jedoch „vier Tage“ und schicken ihm dieselbe Unterlage bereits nach drei Tagen, dann freut er sich und denkt „Welch’ guter Service“.

Prof. Dr. Lothar J. Seiwert ist „Deutschlands führender Zeitmanagement-Experte“ (FOCUS 2004). 1999 wurde er als erster Deutscher mit dem internationalen Trainingspreis „Excellence in Practice“ der ASTD (American Society for Training and Development) in Atlanta ausgezeichnet.Seine zahlreichen Bestseller zum Thema Zeit- und Lebensmanagement wurden über drei Millionen mal verkauft und in mehr als 20 europäische Sprachen sowie ins Chinesische, Japanische, Koreanische und in Esperanto übersetzt. E-Mail: Info@Seiwert.de – Internet: ­ www.Seiwert.de und www.Bumerang-Prinzip.de und www.Baeren-Strategie.de

 

 

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